Ratgeber
KI in Praxis und Kanzlei, verständlich erklärt
Was erlaubt ist, was die Kammern sagen und wie Sie KI so einsetzen, dass vertrauliche Daten im Haus bleiben.
KI, Datenschutz und Schweigepflicht in Praxis und KanzleiKI ist in Praxis und Kanzlei nicht verboten, aber wer einem Dienstleister die Möglichkeit gibt, Patienten- oder Mandantengeheimnisse zu sehen, muss ihn nach § 203 Abs. 4 StGB und dem jeweiligen Berufsrecht zur Verschwiegenheit verpflichten, und die Datenschutzkonferenz hält technisch geschlossene Systeme für datenschutzrechtlich vorzugswürdig.Lokale KI: ein eigener Rechner, der im Büro mitarbeitetLokale KI ist ein Rechner in Ihren eigenen Räumen, auf dem Automatisierungen und Sprachmodelle laufen, sodass Mails, Entwürfe und Berichte bearbeitet werden, ohne dass Ihre Texte an einen KI-Dienst im Internet gehen.Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit, wenn ein Dienstleister Ihre KI betreutBetreut ein Dienstleister Ihre KI und könnte dabei Daten einsehen, braucht es eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach Berufsrecht und § 203 Abs. 4 StGB und in der Regel zusätzlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.ChatGPT in der Kanzlei: Datenschutz und anwaltliche VerschwiegenheitAnwälte dürfen ChatGPT nur mit abstrakten, anonymisierten Anfragen nutzen, weil Mandatsgeheimnisse nach § 43e BRAO nur an vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtete Dienstleister gehen dürfen und nach BRAK schon die Möglichkeit der Kenntnisnahme genügt.ChatGPT in der Arztpraxis: Was ist erlaubt und was nicht?ChatGPT ist in der Arztpraxis für allgemeine Texte ohne Patientenbezug nutzbar, Patientendaten gehören aber wegen § 203 StGB und Art. 9 DSGVO nicht in einen öffentlichen KI-Dienst.DSGVO-konforme KI? Woran Sie datenschutzfreundliche KI wirklich erkennenKein KI-Produkt ist von sich aus DSGVO-konform, datenschutzfreundlich ist eine KI aber, wenn sie Daten in einem geschlossenen System verarbeitet, sie nicht zum Training nutzt, nur Nötiges speichert und Menschen die Entscheidungen überlässt.EU AI Act: Was Praxen und Kanzleien jetzt wissen müssenPraxen und Kanzleien sind beim beruflichen KI-Einsatz Betreiber im Sinne des AI Act und müssen für Büroanwendungen vor allem Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals nach Art. 4 ergreifen, während die strengen Hochrisiko-Pflichten für Bereiche wie Bewerberauswahl erst ab Dezember 2027 gelten.KI bei der Dokumentation in der Arztpraxis: Einwilligung, Endkontrolle, DatenschutzKI darf Dokumentationsentwürfe in der Arztpraxis vorbereiten, beim Mitschnitt von Patientengesprächen ist aber eine Einwilligung nötig, und die ärztliche Endkontrolle vor dem Eintrag in die Akte bleibt Pflicht.KI in Praxis oder Kanzlei einführen: Checkliste in 7 SchrittenKI in Praxis oder Kanzlei führt man in sieben Schritten ein: Aufgabe wählen, Daten prüfen, Betriebsart festlegen, Verträge schließen, Datenschutzunterlagen ergänzen, Team einweisen und mit einem begleiteten Probelauf starten.E-Mail-Flut in Praxis und Kanzlei: Wie KI das Postfach sortiertEine KI sortiert das Postfach, indem sie jede eingehende Mail liest, einem Anliegen und einer zuständigen Person zuordnet und einen Antwortentwurf vorbereitet, den ein Mensch prüft und freigibt.Lokale KI oder Cloud: Was passt zu Ihrer Kanzlei?Eine lokale KI hält Mandatsdaten unter Kontrolle der Kanzlei und vermeidet Übermittlungen an fremde Server, eine Cloud-KI nimmt Wartung ab, verlangt aber Verträge nach § 43e BRAO und bei Anbietern außerhalb der EU eine Prüfung des Geheimnisschutzes.Fachkräftemangel bei MFA, ZFA und ReFa: Wo KI Arbeit abnimmtKI entlastet Teams in Praxis und Kanzlei beim Fachkräftemangel, indem sie Routinearbeit wie Postsortierung, Antwortentwürfe, Standardschreiben und Erinnerungen übernimmt, die Fachkräfte prüfen und freigeben.KI im Steuerbüro: Was die Bundessteuerberaterkammer empfiehltDie Bundessteuerberaterkammer hält KI im Steuerbüro für zulässig und sinnvoll, verlangt aber, dass vertrauliche Mandantendaten nicht ungeschützt in öffentliche KI-Dienste gelangen, dass § 62a StBerG eingehalten wird und der Berufsträger jedes Ergebnis selbst prüft.KI-Telefonassistent in Arzt- und Zahnarztpraxis: Was der Datenschutz verlangtEin KI-Telefonassistent ist in der Praxis möglich, wenn Anrufer informiert werden, der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und klar ist, wo Stimme und Gesprächsinhalte verarbeitet werden.KI an der Rezeption der Zahnarztpraxis: Post, Termine und RückfragenKI kann an der Rezeption der Zahnarztpraxis Post und Terminwünsche vorsortieren und Antworten vorbereiten, die Freigabe bleibt beim Team, und Patientendaten sollten die Praxis dabei möglichst nicht verlassen.Welche Hardware braucht lokale KI? Eine verständliche ErklärungLokale KI für Praxis oder Kanzlei läuft auf einem kompakten Rechner, dessen wichtigste Eigenschaften viel schneller Arbeitsspeicher, ein leistungsfähiger Rechenchip für KI, ausreichend Festplattenplatz, ein leiser Betrieb und eine verlässliche Datensicherung sind.On-Premise-KI: Was ein eigener KI-Server in Praxis oder Kanzlei leistetEin On-Premise-KI-Server ist ein Rechner in Praxis oder Kanzlei, auf dem ein Sprachmodell läuft, das Post sortiert, Entwürfe schreibt und eigene Unterlagen durchsucht, ohne die Texte an einen KI-Dienst im Internet zu schicken.