Was die Rezeption heute leisten muss
An der Rezeption einer Zahnarztpraxis läuft alles zusammen: Patienten am Tresen, das Telefon, Terminverschiebungen, Rückfragen zu Rechnungen, Unterlagen von Laboren und Versicherungen. Gleichzeitig fehlen die Leute, die das stemmen sollen.
- Fachkräfte: Zahnmedizinische Fachangestellte sind nach der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit der größte Engpassberuf auf Fachkraftniveau in Deutschland. Offene Stellen bleiben im Schnitt mehr als vier Monate unbesetzt (veröffentlicht Juli 2025).
- Bürokratie: Nach Angaben der Bundeszahnärztekammer verbringt die Praxisinhaberin oder der Inhaber rund 6 Stunden pro Woche mit Bürokratie, dazu kommen 2,5 Stunden je Mitarbeiterin. Zusammen gehen pro Praxis mehr als 24 Stunden Behandlungszeit in der Woche verloren (Mai 2026).
- E-Mail: Berufstätige erhalten laut Bitkom im Schnitt 53 berufliche Mails pro Arbeitstag, 14 % sogar 100 oder mehr (Befragung Herbst 2025, alle Berufe).
Jede Stunde, die an der Rezeption für Sortieren, Abtippen und Suchen draufgeht, fehlt bei der Betreuung der Patienten. Eine KI kann hier Arbeit abnehmen, ohne dass jemand eine neue Software lernen muss.
Was die KI in Ihrer Zahnarztpraxis übernimmt
Die KI arbeitet im Hintergrund, mit Ihrem Postfach und Ihren Ordnern. Sie macht Vorschläge, Ihr Team entscheidet.
- Terminwünsche und Rückfragen vorsortieren: Eingehende Mails werden gelesen und eingeordnet, etwa als Terminwunsch, Absage, Frage zur Rechnung oder Unterlage vom Labor. Sie landen bei der zuständigen Kollegin, ein Antwortentwurf liegt bereit.
- Standardschreiben in kurzer Zeit: Aus einer Eingabe im Formular entsteht ein fertiges Dokument als PDF, zum Beispiel eine Bescheinigung oder ein Anschreiben. Nach Ihrer Freigabe geht es raus. Heil- und Kostenpläne bleiben in Ihrer Praxissoftware.
- Nichts bleibt liegen: Bleibt eine Anfrage länger offen als vereinbart, etwa ein Rückrufwunsch oder eine fehlende Unterlage, bekommt Ihr Team eine Erinnerung.
- Besprechungen festhalten: Teambesprechungen werden als Text erfasst, Aufgaben stehen danach als Liste bereit. Gespräche mit Patienten werden nur mit deren Einwilligung erfasst.
- Praxiswissen finden: Hygieneplan, Aufbereitung von Medizinprodukten, Arbeitsanweisungen: Neue Kolleginnen fragen in normalen Worten und bekommen die passende Stelle aus Ihren eigenen Unterlagen.
KI als Telefonassistent: Viele Telefonassistenten für Praxen arbeiten über Server im Internet. Auf Anfrage prüfen wir für Ihre Praxis, ob Anrufe als Notiz erfasst und an das Team verteilt werden können, aber nur in einer Form, die vollständig auf dem Rechner in Ihrer Praxis läuft. Eine Zusage geben wir erst nach dieser Prüfung.
KI und Praxissoftware: Die KI ersetzt Ihr Praxisprogramm nicht. Sie übernimmt, was heute daneben liegt: Postfach, Formulare, Notizen und Ablage. Die Dokumentation der Behandlung bleibt bei Ihnen. Die KI kann Notizen vorformulieren, übernommen wird nur, was Sie geprüft haben.
Warum die KI in der Praxis stehen sollte
Zahnärztinnen und Zahnärzte nennt § 203 des Strafgesetzbuchs ausdrücklich neben Ärzten. Wer ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Ein externer Dienstleister darf Einblick erhalten, soweit das für seine Arbeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Die Praxis muss ihn aber zur Geheimhaltung verpflichten, sonst ist nach § 203 Abs. 4 StGB auch die Praxisinhaberin oder der Inhaber strafbar.
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Die Datenschutzkonferenz schreibt in ihrer Orientierungshilfe zu KI von 2024: „Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig.“ Und weiter: Vorzugswürdig seien Anwendungen, die Ein- und Ausgabedaten nicht zum Training verwenden.
Für eine KI, die Gespräche mithört, fordert die Bundespsychotherapeutenkammer immer eine Einwilligung, und auch die KBV nennt die Einwilligung bei Gesprächsprotokollen. Diese Hinweise richten sich an Arzt- und Psychotherapiepraxen, sind für Zahnarztpraxen aber ein sinnvoller Maßstab. Ob Ihr konkreter Einsatz datenschutzrechtlich passt, bewerten Sie bzw. Ihr Datenschutzbeauftragter. Wir liefern Angaben und Vorlagen, aber keine Rechtsberatung. Mehr dazu auf der Seite KI, Datenschutz und Schweigepflicht.
Was wir zusagen und was nicht
Das sagen wir zu:
- Eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB und, wo nötig, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Zugriff auf das Gerät aus der Ferne nur nach Ihrer Freigabe, jeder Zugriff wird protokolliert.
- Ihre Texte werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
- Eine Einweisung Ihres Teams und ein fester Ansprechpartner.
Das versprechen wir nicht:
- Keine Befunde, keine Diagnosen, keine Behandlungsplanung.
- Keine Garantie, dass Ihr gesamter Einsatz datenschutzkonform ist. Das hängt auch von Ihren eigenen Unterlagen ab, zum Beispiel vom Verarbeitungsverzeichnis.
- Kein Ersatz für Ihre Zahnmedizinischen Fachangestellten. Die KI nimmt Arbeit ab, die heute liegen bleibt.
Was die KI für Ihre Praxis übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenSo läuft es ab
- Erstgespräch: Kostenlos, etwa 30 Minuten, vor Ort oder per Video. Sie schildern, wo an Rezeption und im Büro die Zeit verloren geht. Wir sagen offen, was die KI davon übernehmen kann.
- Einrichtung: Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung, stellen den Rechner bei Ihnen auf, richten die vereinbarten Abläufe ein und weisen Ihr Team ein.
- Betrieb: Ihr Team arbeitet mit der KI im Alltag. Wir kümmern uns um Updates und Anpassungen und greifen nur nach Ihrer Freigabe auf das Gerät zu.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Praxisalltag. Danach wissen Sie, was die KI bei Ihnen übernehmen kann, und entscheiden ohne Zeitdruck.
Was die KI für Ihre Praxis übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Welche Aufgaben kann eine KI an der Rezeption übernehmen?
Sie sortiert Mails vor, bereitet Antworten und Standardschreiben vor und erinnert an offene Anfragen. Termine vergibt weiterhin Ihr Team in Ihrer Praxissoftware.
Gibt es einen KI-Telefonassistenten, der in der Praxis läuft?
Ja, mit einem festen Gesprächsablauf. Außerhalb der Sprechzeiten nimmt eine Ansage den Anruf an, fragt zum Beispiel nach Terminwunsch, Namen und Rückrufnummer und sagt dem Anrufer, dass seine Antworten aufgenommen werden. Der Rechner in Ihrer Praxis wandelt alles in Text um und sortiert es, am Morgen liegt die Liste bereit. Ein freies Gespräch wie am Empfang schafft eine KI auf eigener Hardware heute noch nicht zuverlässig, deshalb bieten wir diese ehrliche Form an.
Brauche ich dafür eine neue Praxissoftware?
Nein. Die KI arbeitet neben Ihrem bestehenden Programm und übernimmt Aufgaben rund um Postfach, Formulare, Notizen und Ablage.
Verlassen Patientendaten die Praxis?
Die KI arbeitet auf dem Rechner in Ihren Räumen, Ihre Texte gehen an keinen KI-Dienst im Internet. Ihre Mails kommen weiter über Ihren bisherigen Mailanbieter herein.
Wer ist verantwortlich, wenn die KI etwas falsch vorschlägt?
Die KI macht nur Vorschläge, rausgehen kann nichts ohne Freigabe durch Ihr Team. Deshalb gehört zur Einweisung auch, wie Vorschläge zu prüfen sind.
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Quellen
- § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
- Art. 9 DSGVO, besondere Kategorien personenbezogener Daten (Textsammlung)
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
- Bundespsychotherapeutenkammer: Praxis-Info Administrative KI in Ihrer Praxis
- KBV: PraxisWissen mit Hinweisen zum Einsatz von KI in Praxen, 28.05.2025
- zm-online: Pro Woche gehen über 24 Stunden Behandlungszeit verloren (BZÄK), 29.05.2026
- ZWP online: Zahnmedizinische Fachangestellte weiterhin der größte Engpassberuf (Engpassanalyse BA)
- Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand, 13.01.2026
Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.