KI, Datenschutz und Schweigepflicht in Praxis und Kanzlei

Kurz gesagtKI ist in Praxis und Kanzlei nicht verboten, aber wer einem Dienstleister die Möglichkeit gibt, Patienten- oder Mandantengeheimnisse zu sehen, muss ihn nach § 203 Abs. 4 StGB und dem jeweiligen Berufsrecht zur Verschwiegenheit verpflichten, und die Datenschutzkonferenz hält technisch geschlossene Systeme für datenschutzrechtlich vorzugswürdig.

Zwei Regelwerke, die gleichzeitig gelten

Beim Einsatz von KI in einer Praxis oder Kanzlei treffen zwei Rechtsgebiete aufeinander, die oft verwechselt werden:

Das Berufsgeheimnis schützt das, was Patienten und Mandanten anvertrauen. Es ist im Strafrecht (§ 203 StGB) und im Berufsrecht der einzelnen Berufe geregelt, etwa in der BRAO für Anwälte, im StBerG für Steuerberater und in der BNotO für Notare.
Das Datenschutzrecht regelt, ob und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Maßgeblich ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Beide gelten nebeneinander. § 43e Abs. 8 BRAO und die entsprechende Regel in § 62a StBerG stellen ausdrücklich klar, dass das Datenschutzrecht neben den berufsrechtlichen Vorgaben „unberührt“ bleibt. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ersetzt also keine Verschwiegenheitsverpflichtung, und umgekehrt.

Hinzu kommt seit 2025 die europäische KI-Verordnung (EU AI Act). Für typische Büroanwendungen bringt sie vor allem eine Pflicht zur KI-Kompetenz im Team mit sich (siehe unten).

Das Berufsgeheimnis: § 203 StGB

§ 203 Abs. 1 StGB bestraft, wer „unbefugt ein fremdes Geheimnis“ offenbart, das ihm unter anderem als Arzt, Zahnarzt, Berufspsychologe, Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater anvertraut worden ist. Die Strafe ist „Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe“.

Für den Einsatz von Technik sind zwei Absätze entscheidend:

Abs. 3: Kein Offenbaren liegt vor, wenn Geheimnisse den eigenen berufsmäßig tätigen Gehilfen zugänglich gemacht werden. Berufsgeheimnisträger dürfen fremde Geheimnisse außerdem gegenüber „sonstigen Personen“ offenbaren, die an ihrer Tätigkeit mitwirken, „soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist“. Darunter fallen zum Beispiel IT-Dienstleister.
Abs. 4: Der mitwirkende Dienstleister macht sich bei unbefugter Offenbarung selbst strafbar. Der Berufsgeheimnisträger ebenfalls, wenn er „nicht dafür Sorge getragen hat“, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Für Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten gibt es keine eigene Dienstleisterregel wie für Anwälte oder Steuerberater. Für sie stehen § 203 Abs. 3 und 4 StGB und das jeweilige Berufsrecht im Vordergrund.

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Vorschriften nach Berufsgruppe

Berufsgruppe	Vorschrift	Was sie verlangt	Quelle
Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten	§ 203 Abs. 3 und 4 StGB	Einbeziehung externer Mitwirkender nur, soweit erforderlich. Der Berufsträger muss für deren Verpflichtung zur Geheimhaltung sorgen, sonst ist er selbst strafbar.	gesetze-im-internet.de
Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten	§ 630f BGB	Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch, „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang“ mit der Behandlung, Aufbewahrung zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.	gesetze-im-internet.de
Leistungserbringer im Gesundheitswesen	§ 393 SGB V	Wer Gesundheitsdaten in einer Cloud verarbeiten lässt: Verarbeitung nur im Inland, in der EU oder gleichgestellten Staaten, aktuelles C5-Testat des Anbieters.	gesetze-im-internet.de
Rechtsanwälte	§ 43e BRAO	Zugang für Dienstleister nur, soweit erforderlich. Sorgfältige Auswahl. Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnis nur soweit nötig, Regelung zu Unterauftragnehmern. Ausland nur bei vergleichbarem Schutz. Bei Dienstleistungen für ein einzelnes Mandat Einwilligung des Mandanten.	gesetze-im-internet.de
Steuerberater	§ 62a StBerG	Gleicher Aufbau wie § 43e BRAO: Zugang soweit erforderlich, sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheit, Auslandsregel, Datenschutzrecht bleibt unberührt.	gesetze-im-internet.de
Notare	§ 26a BNotO	Zugang für Dienstleister „ohne Einwilligung der Beteiligten“, soweit für die Dienstleistung erforderlich. Vertrag in Textform (Abs. 3).	gesetze-im-internet.de

Wichtig für die Praxis: Die BRAK legt das Merkmal „Zugang“ weit aus. Es komme „nicht darauf an, ob die KI-Anbieter tatsächlich Kenntnis nehmen. Ausreichend ist wie bei der Offenbarung in § 203 StGB, dass sie die Möglichkeit dazu haben.“ Das betrifft KI-Dienste im Internet ebenso wie einen Dienstleister, der ein Gerät im Haus aus der Ferne wartet.

Datenschutz: Was die DSGVO verlangt

Artikel	Inhalt	Bedeutung für KI in Praxis und Kanzlei
Art. 4 Nr. 15	Gesundheitsdaten sind Daten, die sich „auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person“ beziehen.	Fast jede Patientenmail enthält Gesundheitsdaten.
Art. 9 Abs. 1	Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten „ist untersagt“, soweit keine Ausnahme greift.	Grundverbot mit Ausnahmen.
Art. 9 Abs. 2 lit. h, Abs. 3	Erlaubt, wenn erforderlich für Diagnostik, Versorgung oder Behandlung, durch Fachpersonal, das „dem Berufsgeheimnis unterliegt“.	Die Ausnahme ist an das Berufsgeheimnis geknüpft.
Art. 22 Abs. 1	Entscheidungen mit Rechtswirkung grundsätzlich nur durch Menschen.	Die KI darf vorschlagen, nicht entscheiden.
Art. 28 Abs. 1 und 3	Nur Auftragsverarbeiter mit „hinreichend Garantien“ für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, auf Grundlage eines Vertrags.	Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sobald ein Dienstleister im Auftrag Daten verarbeiten kann.
Art. 32 Abs. 1	Technische und organisatorische Maßnahmen für ein „dem Risiko angemessenes Schutzniveau“.	Gilt auch für ein Gerät im eigenen Haus.
Art. 35	Datenschutz-Folgenabschätzung bei voraussichtlich hohem Risiko, „insbesondere bei Verwendung neuer Technologien“.	Nach der DSK beim KI-Einsatz „vielfach der Fall“.
Art. 44	Übermittlung in ein Drittland nur unter den Bedingungen von Kapitel V.	Relevant bei KI-Diensten mit Servern oder Wartung außerhalb der EU.

Zur Übermittlung in die USA: Der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework vom 10.07.2023 ist in Kraft. Das Gericht der EU hat eine Klage dagegen am 03.09.2025 abgewiesen, ein Rechtsmittel beim EuGH (C-703/25 P) war nach unserem Kenntnisstand im September 2026 noch anhängig. Die Grundlage gilt damit, ist aber nicht endgültig gesichert.

Was Aufsicht und Kammern zu KI sagen

Stelle	Dokument	Kernaussage
Datenschutzkonferenz (DSK)	Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024	„Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig.“ Bei geschlossenen Systemen liege die Kontrolle über Ein- und Ausgabedaten bei den Anwendenden. Vorzugswürdig seien außerdem Anwendungen, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training verwenden. Ergebnisse „müssen kritisch hinterfragt werden“.
Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)	Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Stand 12/2024	„In jedem Fall ist eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse“ erforderlich. Für den Zugang genügt die Möglichkeit der Kenntnisnahme. Bei US-Anbietern sei die Frage „nicht abschließend geklärt“, Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa sollten bevorzugt werden.
Bundessteuerberaterkammer (BStBK)	FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, 27.01.2026	„Vertrauliche Mandantendaten sollten keinesfalls ungeschützt in öffentlichen KI-Diensten eingegeben werden.“ „Ein lokal installierbares System unter Kontrolle der Kanzlei bietet ggf. mehr Datenschutz, während ein Cloud-Dienst Updates und Wartung abnimmt.“ Ohne Einwilligung gilt § 62a StBerG auch bei KI.
Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK)	Praxis-Info Administrative KI in Ihrer Praxis	Bei Speicherung auf einem lokalen Server in der Praxis (On-premise-KI) sei neben allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen wie regelmäßigen Updates keine zusätzliche Verschlüsselung oder Anonymisierung notwendig. Bei Off-premise-KI „verlassen die Daten die Praxis“. Für eine KI, die mithört, „ist immer eine Einwilligung einzuholen“.
Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV)	PraxisWissen KI, Meldung vom 28.05.2025	„KI fällt keine Entscheidungen und sie muss transparent sein.“ KI soll der Unterstützung dienen. Genannt werden Schulung, Patienteninformation und Einwilligung bei Gesprächsprotokollen.
Deutscher Ärztetag	Beschluss des 129. Ärztetags, 28.05.2025	KI soll eingesetzt werden, wenn sie den Datenschutz berücksichtigt und die ärztliche Schweigepflicht schützt, etwa um Verwaltungsabläufe in Klinik und Praxis effizienter zu machen.
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)	Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken, 21.01.2025	Generative KI birgt neben Chancen „neuartige IT-Sicherheitsrisiken“. Das gilt unabhängig davon, wo das System läuft.

EU AI Act: Was für Praxen und Kanzleien gilt

Die KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln, und Betreibern, die sie beruflich in eigener Verantwortung verwenden (Art. 3 Nr. 4). Eine Praxis oder Kanzlei, die eine KI im Büro einsetzt, ist danach Betreiber.

KI-Kompetenz (Art. 4): In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber seit dem 02.02.2025 „sicherstellen, dass ihr Personal ausreichende Kenntnisse und Kompetenzen“ hat. Auf diesem Stand beruhen die Kammerpapiere aus 2024 und 2025. Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 („Digital-Omnibus“) vom 08.07.2026, veröffentlicht am 24.07.2026 und anwendbar seit 27.07.2026, wurde Art. 4 geändert. Nach der heutigen Fassung „ergreifen“ Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals „zu unterstützen“. Die Pflicht ist damit abgeschwächt, besteht aber fort. Eine kurze, dokumentierte Einweisung des Teams ist nach unserer Einschätzung weiterhin sinnvoll.
Hochrisiko: Als hochriskant nennt Anhang III unter anderem KI in der Beschäftigung (etwa Bewerberauswahl), die Triage von Patienten bei der Notfallversorgung und die Rechtspflege. Das Sortieren von Mails, Textentwürfe und die Suche in eigenen Dokumenten sind dort nicht aufgeführt. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nach Art. 113 in der heutigen Fassung ab dem 02.12.2027, nach Anhang I ab dem 02.08.2028.
Transparenz (Art. 50): Betreiber müssen Deepfakes offenlegen (Abs. 4). Für Bürotexte in Praxis und Kanzlei ist das meist nicht einschlägig.

Die Einordnung einzelner Anwendungen ist unsere Ableitung aus dem Verordnungstext und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

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Was eine KI im eigenen Haus ändert und was nicht

Aus den Vorschriften und Hinweisen oben ergibt sich nach unserer Einschätzung folgendes Bild. Es ist keine Rechtsberatung.

Was sich ändert, wenn die KI auf einem Rechner in Ihren Räumen läuft:

Texte werden nicht an einen KI-Dienst im Internet übertragen. Was das Haus nicht verlässt, kann unterwegs nicht abgefangen und nicht beim Anbieter mitgelesen werden.
Eine Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 DSGVO und die Auslandsprüfung nach § 43e Abs. 4 BRAO oder § 62a StBerG entfallen, sofern wirklich alles lokal läuft: kein Cloud-Sprachmodell als Rückfallebene, keine Übertragung von Nutzungsdaten, kein Wartungswerkzeug mit Datenzugriff aus Drittstaaten.
Die Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet, was die DSK als vorzugswürdig bezeichnet.

Was gleich bleibt:

Hat ein Dienstleister Zugang, etwa für Wartung oder Updates, braucht es die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB bzw. den Vertrag nach § 43e BRAO, § 62a StBerG oder § 26a BNotO. Nach der Lesart der BRAK genügt schon die Möglichkeit der Kenntnisnahme.
Kann der Dienstleister im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu.
Ein Fernzugang nur nach Freigabe und mit Protokoll verringert die Möglichkeit der Kenntnisnahme, ist aber keine rechtliche Freistellung.
Endkontrolle der Ergebnisse, keine automatisierte Letztentscheidung, KI-Kompetenz im Team, gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung, Einwilligung bei mithörender KI und die Aufbewahrungsfristen bleiben Aufgabe der Praxis oder Kanzlei.
Auch ein Rechner im Haus kann angegriffen oder falsch bedient werden. Die Pflicht zu angemessenen Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO gilt weiter.

Checkliste vor dem Einsatz

Klären, welche Daten die KI verarbeiten soll und ob Gesundheitsdaten oder Mandatsgeheimnisse darunter sind.
Prüfen, wo die Verarbeitung stattfindet: im Haus, in einer Cloud in der EU oder außerhalb der EU.
Für jeden Dienstleister mit möglichem Zugang die Verschwiegenheitsverpflichtung bzw. den Vertrag nach Berufsrecht abschließen.
Wo nötig, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abschließen.
Verarbeitungsverzeichnis ergänzen und mit dem Datenschutzbeauftragten klären, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.
Das Team einweisen und die Einweisung dokumentieren, einschließlich der Regel, dass Ergebnisse geprüft werden.
Für mithörende Anwendungen eine Einwilligung einholen und Patienten bzw. Mandanten informieren.

Die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie wissen möchten, wie eine KI im eigenen Haus für Ihre Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Kanzlei oder Ihr Steuerbüro aussehen kann und welche Unterlagen wir Ihnen dafür liefern, ist ein Erstgespräch der einfachste nächste Schritt.

Stand: 05.10.2026. Die Zitate sind gekürzt. Die DSGVO wird nach der Textsammlung dsgvo-gesetz.de, die KI-Verordnung nach ai-act-law.eu zitiert, maßgeblich ist der amtliche Text im EUR-Lex-Amtsblatt.

Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann

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Häufige Fragen

Ist eine KI im eigenen Haus automatisch datenschutzkonform?

Nein. Sie vermeidet die Übertragung an KI-Dienste im Internet, Pflichten wie Verarbeitungsverzeichnis, Sicherheitsmaßnahmen und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung bleiben aber bei Praxis oder Kanzlei.

Brauche ich einen Vertrag mit dem Dienstleister, wenn die KI lokal läuft?

Sobald der Dienstleister etwa für Wartung Zugang haben kann, sehen § 203 Abs. 4 StGB und § 43e BRAO, § 62a StBerG bzw. § 26a BNotO eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit vor. Nach der BRAK genügt schon die Möglichkeit der Kenntnisnahme.

Was sagt die Datenschutzkonferenz zu lokaler KI?

In ihrer Orientierungshilfe vom 06.05.2024 schreibt sie: „Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig.“

Muss ich mein Team nach dem AI Act schulen?

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt in der seit 27.07.2026 geltenden Fassung, dass Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine dokumentierte Einweisung ist ein naheliegender Weg.

Ist eine KI für Mails und Textentwürfe ein Hochrisiko-System?

Mail-Sortierung, Textentwürfe und Dokumentensuche sind in Anhang III der KI-Verordnung nicht aufgeführt. Hochriskant wären etwa Bewerberauswahl oder Patienten-Triage in der Notfallversorgung.

Brauche ich eine Einwilligung, wenn die KI Gespräche mitschreibt?

Die BPtK verlangt für eine mithörende KI mit Gesundheitsdaten immer eine Einwilligung, die KBV nennt sie bei Gesprächsprotokollen. Für andere Berufe klärt das Ihr Datenschutzbeauftragter.

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Quellen

Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.