KI für das Steuerbüro, die unter Ihrer Kontrolle bleibt

Viel Arbeit, zu wenig Hände

Steuerkanzleien spüren den Fachkräftemangel stärker als viele andere Branchen. Die Zahlen aus der Statistik der Bundessteuerberaterkammer (STAX 2024, erhoben vom Institut für Demoskopie Allensbach) zeigen das deutlich:

• Offene Stellen: Nur 23,2 % der Kanzleien konnten alle offenen Stellen besetzen. 2018 waren es noch etwa die Hälfte.
• Einzelkanzleien: Dort blieben 59,1 % der ausgeschriebenen Stellen unbesetzt.
• Digitalisierung: Einzelkanzleien nutzen im Schnitt 6,9 von 16 abgefragten digitalen Technologien, Gesellschaften 10,7.
• E-Mail: Berufstätige erhalten laut Bitkom im Schnitt 53 berufliche Mails pro Arbeitstag (Befragung Herbst 2025, alle Berufe).

Viele dieser Mails sind ähnlich: Belege werden nachgereicht, Mandanten fragen nach Fristen oder wollen einen Termin. Das Sortieren und Beantworten bindet Zeit, die in der Sachbearbeitung fehlt. Hier setzt eine KI an, ohne dass sich an Ihrer Fachsoftware etwas ändert.

Was die KI in Ihrem Steuerbüro übernimmt

Die KI arbeitet im Hintergrund mit Ihrem Postfach und Ihrer Ablage. Sie macht Vorschläge, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben frei. Welche der folgenden Aufgaben bei Ihnen sinnvoll sind, legen wir gemeinsam fest.

• Mandantenpost vorsortieren: Belegnachreichungen, Fristfragen und Terminwünsche werden erkannt und an die zuständige Sachbearbeitung verteilt. Für Standardfragen liegt eine Antwort als Entwurf bereit.
• Wächter für fehlende Unterlagen: Fehlen Belege eines Mandanten länger als vereinbart, kommt ein Hinweis, auf Wunsch mit einem fertigen Erinnerungsschreiben zum Freigeben.
• Standardschreiben als PDF: Aus einer kurzen Eingabe entsteht ein fertiges Anschreiben, etwa eine Unterlagenanforderung oder eine Terminbestätigung.
• Kanzleiwissen durchsuchen: Arbeitsanweisungen, Checklisten und interne Vermerke werden in normalen Worten durchsuchbar. Das hilft besonders bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Notizen aus Besprechungen: Mandanten- und Teambesprechungen werden als Text festgehalten, Aufgaben stehen danach als Liste bereit. Auf Anfrage prüfen wir, ob auch Anrufe als Notiz erfasst und an das Team verteilt werden können, aber nur in einer Form, die vollständig auf dem Rechner in Ihrer Kanzlei läuft.

KI und Fachsoftware: Ihre Buchhaltungs- und Steuersoftware bleibt, wie sie ist. Die KI übernimmt die Aufgaben daneben, also Postfach, Notizen, Erinnerungen und Ablage.

Was die Steuerberaterkammer zu KI sagt

Die Bundessteuerberaterkammer hat im Januar 2026 eine FAQ zu KI im steuerberatenden Berufsstand veröffentlicht. Drei Aussagen daraus sind für die Wahl des Systems wichtig:

• „Vertrauliche Mandantendaten sollten keinesfalls ungeschützt in öffentlichen KI-Diensten eingegeben werden.“
• „Ein lokal installierbares System unter Kontrolle der Kanzlei bietet ggf. mehr Datenschutz, während ein Cloud-Dienst Updates und Wartung abnimmt.“
• Ohne Einwilligung des Mandanten gilt „§ 62a StBerG wie bei der Inanspruchnahme von Cloud-Dienstleistungen auch bei der Nutzung von KI“.

§ 62a StBerG erlaubt es, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu geben, soweit das erforderlich ist. Verlangt werden eine sorgfältige Auswahl und ein Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Steuerberaterinnen und Steuerberater nennt außerdem § 203 StGB ausdrücklich. Die Datenschutzkonferenz bezeichnet „technisch geschlossene Systeme“ als „aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig“.

Unsere Lösung verbindet beides aus der BStBK-Aussage: Das System steht unter Kontrolle Ihrer Kanzlei, und Updates und Wartung übernehmen wir. Weil wir dafür Zugang haben können, schließen wir den Vertrag nach § 62a StBerG ab und greifen nur nach Ihrer Freigabe zu. Die Bewertung Ihres Einsatzes bleibt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Mehr dazu: KI, Datenschutz und Schweigepflicht.

Was wir zusagen und was nicht

Das sagen wir zu:

• Einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG und, wo nötig, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Zugriff auf das Gerät aus der Ferne nur nach Ihrer Freigabe, jeder Zugriff wird protokolliert.
• Ihre Texte werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
• Eine Einweisung Ihres Teams und ein fester Ansprechpartner.

Das versprechen wir nicht:

• Keine Steuerberatung, keine Prüfung von Bescheiden und keine automatischen Erklärungen.
• Keine Fristenkontrolle anstelle Ihres Fristenbuchs.
• Keine Garantie, dass Ihr gesamter Einsatz datenschutzkonform ist, und kein Ersatz für Ihre Steuerfachangestellten.

So läuft es ab

1. Erstgespräch: Kostenlos, etwa 30 Minuten, vor Ort oder per Video. Sie schildern, wo in Ihrer Kanzlei Zeit verloren geht. Wir sagen offen, was die KI davon übernehmen kann und was nicht.
2. Einrichtung: Wir schließen den Vertrag nach § 62a StBerG, stellen den Rechner bei Ihnen auf, richten die vereinbarten Abläufe ein und weisen Ihr Team ein.
3. Betrieb: Ihr Team arbeitet mit der KI im Alltag. Wir kümmern uns um Updates und Anpassungen und greifen nur nach Ihrer Freigabe auf das Gerät zu.

Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Kanzleialltag. Danach wissen Sie, welche Aufgaben die KI übernehmen könnte, und entscheiden in Ruhe.

Häufige Fragen

Weiterlesen

Quellen

1. Bundessteuerberaterkammer: FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, 27.01.2026
2. § 62a StBerG, Inanspruchnahme von Dienstleistungen
3. § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
4. Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
5. Art. 4 KI-Verordnung, KI-Kompetenz (Textsammlung)
6. taxandbytes: Strukturen, Digitalisierung und Fachkräftemangel in der Steuerberaterbranche (STAX 2024)
7. Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand, 13.01.2026

Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.