KI für die Arztpraxis, die in Ihrer Praxis bleibt

Wo im Praxisalltag die Zeit verloren geht

Die meisten Praxen kennen das Bild: Das Telefon klingelt durchgehend, im Postfach warten Laborbefunde, Rezeptwünsche und Rückfragen der Kassen, und für die eigentliche Versorgung bleibt weniger Zeit als geplant. Die Zahlen dazu sind deutlich:

• Bürokratie: Nach dem Bürokratieindex der Kassenärztlichen Bundesvereinigung kosten allein die Informationspflichten der Selbstverwaltung eine Praxis im Schnitt 60,1 Arbeitstage im Jahr (Stand 2019).
• Personal: Im Zi-Praxis-Panel 2021 erwarteten 77,5 % der Praxen Personalprobleme beim nichtärztlichen Personal, 15 % mussten zeitweise Leistungen einschränken.
• Telefon: Ein Anbieter von Telefonassistenten beziffert den Telefonaufwand einer Praxis auf rund 45 Stunden im Monat. Das ist eine Firmenangabe und keine unabhängige Messung, deckt sich aber mit dem, was viele Teams erleben.
• Technik: Über die Hälfte der Praxen meldet laut KBV PraxisBarometer 2025 tägliche oder wöchentliche Störungen der Telematikinfrastruktur.
• E-Mail: Berufstätige erhalten nach Bitkom im Schnitt 53 berufliche Mails pro Arbeitstag (Befragung Herbst 2025, alle Berufe).

Die Bereitschaft für KI ist da, der Einsatz noch selten. In einer Bitkom-Befragung von 616 Ärztinnen und Ärzten (2025, nicht repräsentativ) sahen 78 % in KI eine „riesige Chance“. Genutzt wird sie aber nur in 15 % der Praxen, in der Verwaltung in 8 %. 72 % halten die Datenschutzvorgaben für hemmend. Genau an diesem Punkt setzt eine KI an, die die Praxis nicht verlässt.

Was die KI in Ihrer Praxis übernimmt

Die KI ist kein Chatfenster, das jemand zusätzlich bedienen muss. Sie arbeitet im Hintergrund in Ihren gewohnten Abläufen, und Ihr Team entscheidet, was rausgeht.

• Postfach am Morgen: Mails von Patienten, Laboren und Kassen werden gelesen und eingeordnet, zum Beispiel als Rezeptwunsch, Terminfrage, Befund oder Rechnung. Jede Mail landet bei der zuständigen Kollegin, auf Wunsch mit einem Antwortentwurf zum Freigeben.
• Rückrufbitten und Anfragen gehen nicht verloren: Was über das Formular Ihrer Website oder per Mail hereinkommt, wird erfasst. Bleibt etwas länger offen als vereinbart, bekommt Ihr Team eine Erinnerung.
• Antworten und Standardschreiben: Für wiederkehrende Anfragen wie Öffnungszeiten, Urlaubsvertretung oder die Bitte um Unterlagen liegt ein Entwurf bereit. Aus einer kurzen Eingabe entsteht ein fertiges Schreiben als PDF.
• Praxiswissen finden: Hygieneplan, Arbeitsanweisungen und Abläufe für neue Kolleginnen werden durchsuchbar. Ihr Team fragt in normalen Worten und bekommt die passende Stelle aus Ihren eigenen Unterlagen.
• Notizen aus Besprechungen: Teambesprechungen werden als Text festgehalten, Aufgaben stehen danach als Liste bereit. Gespräche mit Patienten werden nur mit deren Einwilligung erfasst.

KI am Telefon und als Anrufbeantworter: Viele Angebote dafür verarbeiten die Gespräche auf Servern im Internet. Auf Anfrage prüfen wir für Ihre Praxis, ob Anrufe als Notiz erfasst und an das Team verteilt werden können, und zwar nur in einer Form, die vollständig auf dem Rechner in Ihrer Praxis läuft. Eine Zusage dazu geben wir erst nach dieser Prüfung.

KI und Dokumentation: Die Behandlungsakte nach § 630f BGB bleibt Ihre Aufgabe. Die KI kann Notizen vorformulieren, in die Akte gelangt aber nur, was Sie geprüft haben. Ihr Praxisverwaltungssystem ersetzt sie nicht, sie arbeitet daneben.

Warum die KI in der Praxis stehen sollte

Ärztinnen und Ärzte gehören zu den Berufsgruppen, die § 203 des Strafgesetzbuchs ausdrücklich nennt. Wer ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Externe Dienstleister dürfen Einblick bekommen, soweit das für ihre Arbeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Die Praxis muss aber dafür sorgen, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Sonst macht sich nach § 203 Abs. 4 StGB auch die Ärztin oder der Arzt strafbar.

Hinzu kommt der Datenschutz: Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern schreibt in ihrer Orientierungshilfe zu KI von 2024: „Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig.“ Die Bundespsychotherapeutenkammer formuliert es für KI außerhalb der Praxis noch einfacher: Dann „verlassen die Daten die Praxis“.

Auch die Ärzteschaft selbst setzt diesen Maßstab. Der 129. Deutsche Ärztetag hat 2025 beschlossen, KI solle eingesetzt werden, wenn sie den Datenschutz berücksichtigt und die ärztliche Schweigepflicht schützt. Die KBV betont: „KI fällt keine Entscheidungen und sie muss transparent sein.“

Was Ihr Haus nicht verlässt, kann unterwegs niemand abfangen. Ob der Einsatz in Ihrer Praxis datenschutzrechtlich passt, bewerten Sie bzw. Ihr Datenschutzbeauftragter. Wir liefern die nötigen Angaben und Vorlagen, Rechtsberatung geben wir nicht. Die Hintergründe mit allen Quellen finden Sie auf unserer Seite KI, Datenschutz und Schweigepflicht.

Was wir zusagen und was nicht

Das sagen wir zu:

• Eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB und, wo nötig, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Zugriff auf das Gerät aus der Ferne nur nach Ihrer Freigabe. Jeder Zugriff wird protokolliert.
• Ihre Texte werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
• Eine Einweisung Ihres Teams, auch dazu, wie die Vorschläge der KI zu prüfen sind.
• Ein fester Ansprechpartner von der Einrichtung bis zum Betrieb.

Das versprechen wir nicht:

• Keine Diagnosen, keine Triage und keine Therapieempfehlungen. Die KI hilft in der Verwaltung, nicht in der Behandlung.
• Keine Garantie, dass Ihr gesamter Einsatz datenschutzkonform ist. Das hängt von Ihrer Praxis ab, etwa von Verarbeitungsverzeichnis und Patienteninformation.
• Kein Ersatz für Ihre Medizinischen Fachangestellten. Die KI nimmt Arbeit ab, die heute liegen bleibt.

So läuft es ab

1. Erstgespräch: Kostenlos, etwa 30 Minuten, vor Ort oder per Video. Sie schildern, wo in Ihrer Praxis Zeit verloren geht. Wir sagen offen, was die KI davon übernehmen kann und was nicht.
2. Einrichtung: Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung, stellen den Rechner bei Ihnen auf, richten die vereinbarten Abläufe ein und weisen Ihr Team ein. Sie erhalten eine schriftliche Übersicht, was eingerichtet ist.
3. Betrieb: Ihr Team arbeitet mit der KI im Alltag. Wir kümmern uns um Updates und Anpassungen und greifen nur nach Ihrer Freigabe auf das Gerät zu.

Am Anfang steht also ein Gespräch über Ihren Praxisalltag. Danach wissen Sie, welche Aufgaben die KI bei Ihnen übernehmen könnte, und entscheiden in Ruhe.

Häufige Fragen

Weiterlesen

Quellen

1. § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
2. § 630f BGB, Dokumentation der Behandlung
3. Art. 9 DSGVO, besondere Kategorien personenbezogener Daten (Textsammlung)
4. Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
5. Bundespsychotherapeutenkammer: Praxis-Info Administrative KI in Ihrer Praxis
6. KBV: PraxisWissen mit Hinweisen zum Einsatz von KI in Praxen, 28.05.2025
7. Bundesärztekammer: Ärztetag setzt Leitplanken für Künstliche Intelligenz, 2025
8. Deutsches Ärzteblatt: Leichter Rückgang bei Bürokratie in der Arztpraxis (KBV-Bürokratieindex)
9. Deutsches Ärzteblatt: Fachkräftemangel, wachsende Probleme für Praxen (Zi-Praxis-Panel)
10. Deutsches Ärzteblatt: Doctolib übernimmt Telefonassistenten, Mai 2024
11. KBV: PraxisBarometer Digitalisierung 2025
12. Bitkom: KI in Praxis und Kliniken im Einsatz, 2025
13. Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand, 13.01.2026

Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.