KI-Telefonassistent in Arzt- und Zahnarztpraxis: Was der Datenschutz verlangt

Warum Praxen über Telefon-KI nachdenken

Das Telefon ist in vielen Praxen der größte Störfaktor am Empfang. Während eine Medizinische Fachangestellte einen Patienten aufnimmt, klingelt es schon wieder. Ein Anbieter von Praxissoftware hat den Telefonaufwand einer Praxis 2024 auf rund 45 Stunden im Monat beziffert. Das ist eine Firmenangabe und keine unabhängige Messung, sie deckt sich aber mit dem, was viele Teams erleben.

Ein KI-Telefonassistent soll hier helfen. Er meldet sich, fragt nach dem Anliegen, nimmt Terminwünsche oder Rezeptbestellungen auf und legt eine Notiz für das Team an. Technisch heißt das: Die Stimme des Anrufers wird in Text umgewandelt, ein Sprachmodell versteht das Anliegen, und das Ergebnis landet in einer Liste oder im Kalender.

Welche Daten ein Telefonassistent verarbeitet

Schon ein kurzer Anruf enthält viel: die Telefonnummer, den Namen, oft das Geburtsdatum zur Zuordnung und häufig einen Hinweis auf Beschwerden, etwa „Ich brauche ein neues Rezept für mein Blutdruckmittel“. Damit sind regelmäßig Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen. Außerdem gilt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB bereits für die Tatsache, dass jemand Patient einer Praxis ist.

Hinzu kommt die Stimme selbst. Wird ein Gespräch aufgezeichnet, ist § 201 StGB zu beachten. Danach macht sich strafbar, wer unbefugt „das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Ob und wie lange ein System Audio speichert, ist deshalb eine der wichtigsten Fragen an jeden Anbieter.

Anrufer müssen Bescheid wissen

Wer mit einer Maschine spricht, soll das erkennen können. Die Bundespsychotherapeutenkammer schreibt in ihrer Praxis-Info zu administrativer KI, dass etwa ein System zur Terminvermittlung zu Beginn darauf hinweisen muss, dass es sich um ein KI-System handelt. Der EU AI Act verpflichtet in Art. 50 Abs. 1 die Anbieter solcher Systeme, sie so zu gestalten, dass Menschen über die Interaktion mit einer KI informiert werden.

Unabhängig davon verlangt die DSGVO, dass Betroffene bei der Erhebung ihrer Daten informiert werden, unter anderem über die Zwecke und die Empfänger (Art. 13 DSGVO). In der Praxis bedeutet das: eine kurze Ansage zu Beginn und eine ausführliche Information in der Datenschutzerklärung und am Empfang.

Wo die Daten verarbeitet werden

Die meisten Telefonassistenten am Markt laufen in der Cloud, also auf Servern des Anbieters. Dann verlassen Stimme und Inhalt die Praxis. Das ist nicht automatisch verboten, setzt aber einiges voraus:

• einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• eine Verpflichtung des Anbieters zur Geheimhaltung, denn nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich die Praxis sonst selbst strafbar
• bei Cloud-Diensten für Gesundheitsdaten die Vorgaben aus § 393 SGB V, darunter Verarbeitung im Inland, in der EU oder einem gleichgestellten Staat und ein aktuelles C5-Testat, also ein Sicherheitsnachweis nach einem Kriterienkatalog des BSI
• bei Anbietern außerhalb der EU eine tragfähige Grundlage für die Übermittlung

Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer Orientierungshilfe zu KI technisch geschlossene Systeme für datenschutzrechtlich vorzugswürdig. Je weniger Daten nach außen gehen, desto kleiner ist die Angriffsfläche.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

1. Wo genau werden Stimme, Abschrift und Notiz verarbeitet und gespeichert?
2. Wird das Gespräch als Audio aufgezeichnet, und wann wird es gelöscht?
3. Werden Gesprächsinhalte zum Training von KI-Modellen genutzt?
4. Unterschreibt der Anbieter eine Verschwiegenheitsverpflichtung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
5. Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, etwa für die Spracherkennung?
6. Wie erfährt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
7. Was passiert bei Notfällen? Ein Telefonassistent darf keine medizinische Einschätzung treffen. Die Triage von Patienten bei der Notfallversorgung zählt nach Anhang III des AI Act zu den Hochrisiko-Bereichen.

Ob der Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordert, sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären. Die DSK geht davon aus, dass dies bei KI-Anwendungen „vielfach der Fall sein“ wird.

Was im eigenen Haus möglich ist

Nicht jede Entlastung am Telefon braucht einen Sprachroboter. Oft geht viel Zeit nicht im Gespräch selbst verloren, sondern danach: Rückrufbitten auf Zetteln, Nachrichten auf dem Anrufbeantworter, Notizen, die niemand wiederfindet. Eine KI, die auf einem eigenen Rechner in Ihrer Praxis läuft, kann solche Notizen und Nachrichten in Text umwandeln, nach Anliegen sortieren und eine Rückrufliste führen. Bleibt etwas länger als vereinbart offen, kommt eine Erinnerung. Die Inhalte werden dabei im Haus verarbeitet und nicht an einen KI-Dienst im Internet geschickt.

Auch nach Feierabend lässt sich das Telefon so entlasten. Eine Ansage nimmt den Anruf an und stellt kurze, feste Fragen: Geht es um ein Folgerezept, wie ist Ihr Name, welches Medikament? Der Anrufer erfährt dabei, dass seine Antworten aufgenommen werden. Der Rechner in der Praxis wandelt sie in Text um, am Morgen liegt die Anfrage sortiert im Postfach oder, mit angebundener Praxissoftware, vorbereitet zur Freigabe. Ein freies Gespräch wie mit einer Kollegin am Empfang schafft eine KI auf eigener Hardware heute noch nicht zuverlässig. Feste Fragen sind dafür verlässlich und gut prüfbar.

Ihr Telefonanschluss selbst läuft dabei weiter über Ihren bisherigen Anbieter. Das gehört zur ehrlichen Beschreibung dazu. Und auch eine lokale Lösung entbindet nicht von Pflichten: Das Team braucht eine Einweisung, Patienten müssen informiert werden, und die rechtliche Bewertung des konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Sinnvoller nächster Schritt

Bevor Sie sich für einen Telefonassistenten entscheiden, lohnt ein genauer Blick darauf, wo am Empfang die Zeit verloren geht. In einem Erstgespräch gehen wir Ihren Ablauf durch und sagen offen, was eine KI im eigenen Haus übernehmen kann und was besser beim Team bleibt. Wir richten das System ein, betreuen es und greifen nur nach Ihrer Freigabe aus der Ferne darauf zu. Mehr zu den Einsatzfeldern finden Sie unter Arztpraxis und Zahnarztpraxis.

Häufige Fragen

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Quellen

1. Deutsches Ärzteblatt: Doctolib übernimmt Telefonassistenten (Mai 2024)
2. § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
3. § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
4. § 393 SGB V, Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen
5. BPtK Praxis-Info: Administrative KI in Ihrer Praxis
6. Art. 13 DSGVO, Informationspflicht bei Erhebung
7. AI Act Art. 50, Transparenzpflichten
8. AI Act Anhang III, Hochrisiko-Bereiche
9. DSK: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024

Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.