Mehr Mandate, weniger Fachpersonal
In vielen Kanzleien und Notariaten wächst die Arbeit, während das Sekretariat schrumpft. Der Engpass ist messbar:
- Ausbildung: 2025 wurden nach der BRAK-Statistik 2.885 neue Ausbildungsverträge für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte geschlossen, nach 2.906 im Vorjahr. Davor war die Zahl drei Jahre in Folge gesunken, 2022 um 11 %.
- Die Schere: Nach einem Bericht des Soldan Instituts kamen 1980 auf rund 36.000 Anwältinnen und Anwälte 10.442 Ausbildungsverträge. 2016 waren es 5.221 Verträge bei über 144.000 Anwälten.
- E-Mail: Berufstätige erhalten laut Bitkom im Schnitt 53 berufliche Mails pro Arbeitstag (Befragung Herbst 2025, alle Berufe). In einer Kanzlei muss jede davon einer Akte zugeordnet werden.
Generative KI ist in Kanzleien längst angekommen. In der Studie Future Ready Lawyer 2024 gaben 68 % der befragten Juristinnen und Juristen an, sie mindestens wöchentlich zu nutzen (Stichprobe aus den USA und Europa). Die entscheidende Frage ist deshalb nicht mehr, ob KI genutzt wird, sondern wo die Mandantendaten dabei landen.
Was die KI in Ihrer Kanzlei übernimmt
Die KI ist kein weiteres Programm, das Ihr Team bedienen muss. Sie arbeitet im Hintergrund mit Postfach und Ablage und macht Vorschläge.
- Posteingang nach Akten sortieren: Eingehende Mails werden gelesen, der passenden Akte und der zuständigen Anwältin zugeordnet. Hinweise auf Fristen werden hervorgehoben. Fristen bleiben in Ihrer Verantwortung, die KI ist eine zusätzliche Hilfe und ersetzt den Fristenkalender nicht.
- Antworten vorbereiten: Für wiederkehrende Anfragen wie Sachstandsfragen, Terminwünsche oder die Bitte um Unterlagen liegt ein Entwurf bereit. Sie prüfen, ändern und senden.
- Telefon- und Besprechungsnotizen: Was in einer Besprechung oder am Telefon besprochen wurde, liegt kurz danach als Notiz vor und kann in die Akte übernommen werden. Auf Anfrage prüfen wir, ob auch eingehende Anrufe als Notiz erfasst und an das Team verteilt werden können, aber nur in einer Form, die vollständig auf dem Rechner in Ihrer Kanzlei läuft.
- Kanzleiwissen durchsuchen: Musterschreiben, frühere Schriftsätze und interne Vermerke werden mit einer einfachen Frage gefunden, aus Ihren eigenen Unterlagen.
- Nichts bleibt liegen: Bleibt eine Mandantenanfrage länger unbeantwortet als vereinbart, bekommt die zuständige Person eine Erinnerung.
KI und Kanzleisoftware: Die KI ersetzt Ihr Kanzleiprogramm nicht. Sie übernimmt Aufgaben, die heute daneben liegen: Postfach, Notizen, Standardschreiben und die Suche in Ihren Dokumenten. Ob eine Anbindung an Ihre Software sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
ChatGPT, Datenschutz und das Berufsrecht
Für Anwältinnen und Anwälte regelt § 43e BRAO, wann Dienstleister Zugang zu Tatsachen erhalten dürfen, die der Verschwiegenheit unterliegen: nur soweit erforderlich, nach sorgfältiger Auswahl und mit einem Vertrag in Textform. Darin ist der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit zu verpflichten (§ 43e Abs. 3 BRAO). Für Notarinnen und Notare gilt Entsprechendes nach § 26a BNotO, ebenfalls mit einem Vertrag in Textform. Daneben steht § 203 StGB, der Rechtsanwälte und Notare ausdrücklich nennt.
Die Bundesrechtsanwaltskammer hat 2024 Hinweise zum Einsatz von KI veröffentlicht. Zwei Aussagen sind für die Wahl des Systems zentral:
- Für den Zugang zu Mandatsgeheimnissen komme es „nicht darauf an, ob die KI-Anbieter tatsächlich Kenntnis nehmen“. Es reiche, „dass sie die Möglichkeit dazu haben“.
- Bei Anbietern aus den USA sei die Rechtslage „nicht abschließend geklärt“. Zumindest Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland oder Europa sollten bevorzugt werden.
Die Datenschutzkonferenz hält „technisch geschlossene Systeme“ für „aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig“. Eine KI auf einem Rechner in Ihrer Kanzlei verringert die Zahl derer, die überhaupt die Möglichkeit zur Kenntnisnahme haben. Auch wir als Betreuer zählen dazu, sobald wir aus der Ferne zugreifen können. Deshalb gibt es bei uns den Vertrag nach § 43e BRAO bzw. § 26a BNotO und einen Zugriff nur nach Ihrer Freigabe.
Die BRAK verlangt außerdem „in jedem Fall“ eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes bleibt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ausführlich mit allen Quellen: KI, Datenschutz und Schweigepflicht.
Was wir zusagen und was nicht
Das sagen wir zu:
- Einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO bzw. § 26a BNotO und, wo nötig, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Zugriff auf das Gerät aus der Ferne nur nach Ihrer Freigabe, jeder Zugriff wird protokolliert.
- Ihre Texte werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
- Eine Einweisung Ihres Teams und ein fester Ansprechpartner.
Das versprechen wir nicht:
- Keine Rechtsberatung, keine Vertragsprüfung und keine fertigen Schriftsätze.
- Keine Fristenkontrolle anstelle Ihres Fristenkalenders.
- Keine Garantie, dass Ihr gesamter Einsatz datenschutzkonform ist, und kein Ersatz für Ihre Fachangestellten.
Was die KI für Ihre Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenSo läuft es ab
- Erstgespräch: Kostenlos, etwa 30 Minuten, vor Ort oder per Video. Sie schildern, wo in Kanzlei oder Notariat Zeit verloren geht. Wir sagen offen, was die KI davon übernehmen kann und was nicht.
- Einrichtung: Wir schließen den Vertrag nach Ihrem Berufsrecht, stellen den Rechner bei Ihnen auf, richten die vereinbarten Abläufe ein und weisen Ihr Team ein.
- Betrieb: Ihr Team arbeitet mit der KI im Alltag. Wir kümmern uns um Updates und Anpassungen und greifen nur nach Ihrer Freigabe auf das Gerät zu.
Im Erstgespräch gehen wir Ihren Kanzleialltag durch. Danach wissen Sie, welche Aufgaben die KI übernehmen könnte, und entscheiden in Ruhe.
Was die KI für Ihre Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Darf ich als Anwalt ChatGPT mit Mandantendaten nutzen?
Das bewerten Sie selbst, wir geben dazu keine Rechtsberatung. Nach den BRAK-Hinweisen reicht für den Zugang zu Mandatsgeheimnissen schon die Möglichkeit der Kenntnisnahme durch den Anbieter, bei US-Anbietern sei die Frage nicht abschließend geklärt.
Ersetzt die KI meine Kanzleisoftware?
Nein. Sie arbeitet daneben und übernimmt Postfach, Notizen, Standardschreiben und die Suche in Ihren Dokumenten.
Brauche ich einen Vertrag nach § 43e BRAO, wenn die KI im Haus steht?
Sobald ein Dienstleister etwa für Wartung Zugang haben kann, sieht § 43e BRAO einen Vertrag in Textform vor. Wir schließen ihn deshalb immer ab, für Notariate nach § 26a BNotO.
Überwacht die KI meine Fristen?
Sie hebt Hinweise auf Fristen im Posteingang hervor. Die Fristenkontrolle bleibt in Ihrer Verantwortung und in Ihrem Fristenkalender.
Eignet sich das auch für ein Notariat?
Ja, die Abläufe rund um Postfach, Notizen und Kanzleiwissen sind dieselben. Grundlage für den Dienstleistervertrag ist dort § 26a BNotO.
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Quellen
- § 43e BRAO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 26a BNotO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
- BRAK: Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Stand 12/2024
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
- beck-aktuell: BRAK-Statistik, Ausbildungszahlen Rechtsanwaltsfachangestellte, 23.01.2026
- LTO: Soldan Institut, Forschungsbericht Fachkräftemangel in Kanzleien
- beck-aktuell: Future Ready Lawyer Studie 2024
- Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand, 13.01.2026
Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.