Worum es bei der Entscheidung geht
Viele Kanzleien stehen vor derselben Frage: KI nutzen ja, aber wo soll sie laufen? Branchensoftware-Häuser bauen KI in ihre Programme ein und betreiben sie in ihren Rechenzentren. Plattformen werben mit Servern in der EU. Und kleinere Anbieter stellen einen Rechner mit KI direkt in die Kanzlei. Für Anwälte, Notare und Steuerberater ist das keine reine Technikfrage, denn es geht um Mandatsgeheimnisse.
Die Bundesrechtsanwaltskammer schreibt in ihren Hinweisen zum KI-Einsatz, dass es für den Zugang zu Mandatsgeheimnissen nicht darauf ankommt, ob ein Anbieter tatsächlich Kenntnis nimmt. Es genügt, dass er die Möglichkeit dazu hat. Damit wird der Ort der Verarbeitung zur zentralen Frage.
Cloud-KI: Vorteile und Pflichten
Eine Cloud-Lösung hat echte Stärken. Sie ist schnell eingerichtet, der Anbieter kümmert sich um Updates, Rechenleistung ist in großem Umfang vorhanden, und viele Programme sind bereits in die Kanzleisoftware eingebunden. Die Bundessteuerberaterkammer hebt hervor, dass Lösungen von Kanzleisoftwareanbietern oft gut in die Abläufe integriert sind und Fragen der Auftragsverarbeitung dort meist geklärt sind.
Die Pflichten liegen bei Ihnen. Nach § 43e BRAO braucht es eine sorgfältige Auswahl und einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei Dienstleistern im Ausland muss der dortige Geheimnisschutz dem inländischen vergleichbar sein (§ 43e Abs. 4 BRAO). Bei US-Anbietern hält die BRAK diese Frage für nicht abschließend geklärt und empfiehlt, Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa zu bevorzugen. Dazu kommen die Regeln der DSGVO für Auftragsverarbeitung und für Übermittlungen in Drittländer. Für Steuerberater gilt § 62a StBerG mit dem gleichen Aufbau.
Lokale KI: Vorteile und Grenzen
Bei einer lokalen KI steht der Rechner in Ihren Räumen. Die Texte werden dort verarbeitet und nicht an einen KI-Dienst im Internet geschickt. Wenn kein Cloud-Modell eingebunden ist und keine Nutzungsdaten nach außen gehen, gibt es keine Übermittlung in ein Drittland, und die Prüfung nach § 43e Abs. 4 BRAO entfällt. Die Datenschutzkonferenz hält technisch geschlossene Systeme für datenschutzrechtlich vorzugswürdig.
Die Grenzen sollten Sie ebenso kennen:
- Ein Rechner im Haus braucht Pflege: Updates, Datensicherung, Schutz vor Schadsoftware.
- Die Rechenleistung ist begrenzt. Für Postfach, Notizen und Dokumentensuche reicht sie, für sehr große Datenmengen kann sie knapp werden.
- Auch ein lokales System kann angegriffen werden. Das BSI weist darauf hin, dass generative KI neuartige IT-Sicherheitsrisiken mit sich bringt.
- Wer das System betreut und dabei Zugriff haben könnte, ist Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Ein Vertrag ist auch hier nötig.
Gegenüberstellung
| Frage | Cloud-KI | Lokale KI |
|---|---|---|
| Wo werden Mandatsdaten verarbeitet? | auf Servern des Anbieters | auf dem Rechner in der Kanzlei |
| Wer pflegt das System? | der Anbieter | die Kanzlei oder ein betreuender Dienstleister |
| Vertrag nach § 43e BRAO nötig? | ja | ja, wenn ein Dienstleister Zugang haben könnte |
| Prüfung des Auslandsschutzes? | bei Servern oder Unterauftragnehmern außerhalb der EU | entfällt, wenn wirklich alles lokal läuft |
| Training mit Ihren Daten? | vertraglich zu klären | nein |
| Abhängigkeit vom Internet | hoch | gering, die E-Mail kommt aber weiter über den Mailanbieter |
Fragen für Ihre Entscheidung
- Welche Aufgaben soll die KI übernehmen, und sind dabei Mandatsdaten im Spiel?
- Ist die KI in Ihrer Kanzleisoftware bereits enthalten und vertraglich sauber geregelt?
- Wo stehen die Server des Anbieters, und welche Unterauftragnehmer gibt es?
- Werden Eingaben gespeichert oder zum Training genutzt?
- Wer kümmert sich bei einer lokalen Lösung um Updates und Datensicherung?
- Wie wird der Fernzugriff eines Dienstleisters geregelt, und wird er protokolliert?
Beides kann sinnvoll nebeneinander bestehen: KI in der Kanzleisoftware für das, was dort ohnehin läuft, und eine lokale KI für Postfach, Notizen und das eigene Kanzleiwissen.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenWarum wir auf KI im eigenen Haus setzen
Wir richten die KI auf einem eigenen Rechner in Ihrer Kanzlei ein und übernehmen die Betreuung, also genau den Teil, den sonst die Cloud abnimmt. Updates und Anpassungen erledigen wir, aus der Ferne nur nach Ihrer Freigabe und mit Protokoll. Wir unterschreiben eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e Abs. 3 BRAO beziehungsweise § 62a StBerG und bei Bedarf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Was Ihr Haus nicht verlässt, kann unterwegs niemand abfangen.
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Im Erstgespräch klären wir, welche Aufgaben in Ihrer Kanzlei lokal sinnvoll sind. Mehr unter KI für die Kanzlei und KI für das Steuerbüro.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Ist Cloud-KI für Kanzleien verboten?
Nein. Sie ist zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 43e BRAO erfüllt sind, also sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und bei Auslandsbezug ein vergleichbarer Geheimnisschutz, dazu die Vorgaben der DSGVO.
Brauche ich bei einer lokalen KI keinen Vertrag?
Doch, sobald ein externer Dienstleister das System betreut und dabei Zugang zu Mandatsdaten haben könnte. Dann gilt § 43e BRAO genauso.
Ist eine lokale KI so leistungsfähig wie eine Cloud-KI?
Für typische Kanzleiaufgaben wie Post sortieren, Notizen verschriften und eigene Unterlagen durchsuchen reicht ein lokaler Rechner. Bei sehr großen Datenmengen oder Spezialaufgaben kann eine Cloud mehr Rechenleistung bieten.
Was sagt die Bundessteuerberaterkammer?
In ihren FAQ vom Januar 2026 schreibt sie, dass ein lokal installierbares System unter Kontrolle der Kanzlei ggf. mehr Datenschutz bietet, während ein Cloud-Dienst Updates und Wartung abnimmt.
Kann ich beides kombinieren?
Ja. Viele Kanzleien nutzen KI in ihrer Fachsoftware und ergänzen sie um eine lokale KI für Aufgaben außerhalb dieser Programme, etwa im Postfach.
Weiterlesen
Quellen
- BRAK: Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Stand 12/2024
- BStBK: FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, 27.01.2026
- § 43e BRAO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 62a StBerG, Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- DSK: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
- BSI: Generative KI-Modelle, Chancen und Risiken
Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.