On-Premise-KI: Was ein eigener KI-Server in Praxis oder Kanzlei leistet

Was „On-Premise“ bedeutet

Der englische Begriff „on premises“ heißt so viel wie „in den eigenen Räumen“. Gemeint ist Software, die auf eigener Hardware vor Ort läuft. Das Gegenstück heißt „Cloud“ oder „Off-Premise“: Die Software läuft auf Servern eines Anbieters, und Sie greifen über das Internet darauf zu.

Die Bundespsychotherapeutenkammer beschreibt den Unterschied in ihrer Praxis-Info zu administrativer KI sehr anschaulich. Bei Off-Premise-KI „verlassen die Daten die Praxis“. Bei der Speicherung auf einem lokalen Server in der Praxis sei neben allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen wie regelmäßigen Updates keine zusätzliche Verschlüsselung oder Anonymisierung der Daten notwendig.

Die wichtigsten Begriffe einfach erklärt

• Sprachmodell: Das Programm, das Texte versteht und schreibt. Es wurde vorab mit sehr vielen Texten trainiert und erkennt Zusammenhänge in Sprache. Auf einem eigenen Server läuft eine Kopie dieses Programms, die nicht mit dem Internet sprechen muss.
• Spracherkennung: Wandelt gesprochene Sprache in Text um, etwa ein Diktat oder eine Telefonnotiz.
• Dokumentensuche mit KI: Die KI durchsucht Ihre eigenen Unterlagen und antwortet mit der passenden Stelle. Fachleute nennen das „RAG“, eine Abkürzung für eine Technik, bei der das Sprachmodell vor der Antwort in Ihren Dokumenten nachschlägt.
• Wächter: Ein Ablauf, der regelmäßig prüft, ob etwas liegen geblieben ist, und dann eine Erinnerung schickt.
• Fernwartung: Ein Zugriff aus der Ferne, um Updates einzuspielen oder Fehler zu beheben.

Was ein KI-Server im Alltag übernimmt

Ein eigener KI-Server ist kein Chatfenster, in das man Fragen tippt, sondern im besten Fall ein stiller Helfer im Hintergrund. Typische Aufgaben in Praxis und Kanzlei:

1. Postfach sortieren und verteilen: Eingehende Mails werden gelesen, nach Anliegen eingeordnet und der zuständigen Person zugewiesen.
2. Antworten vorbereiten: Für wiederkehrende Anfragen liegt ein Entwurf zum Prüfen bereit.
3. Standardschreiben erstellen: Aus wenigen Angaben entsteht ein fertiges Dokument als PDF.
4. Wiedervorlagen überwachen: Offene Vorgänge werden im Blick behalten, bei Verzug kommt ein Hinweis.
5. Unterlagen durchsuchen: Arbeitsanweisungen, Musterschreiben und interne Vermerke werden mit einer Frage in normalen Worten gefunden.
6. Notizen verschriften: Telefon- und Besprechungsnotizen liegen kurz danach als Text vor. Bei Patientengesprächen nur mit Einwilligung.

Der Server arbeitet neben Ihrer Praxis- oder Kanzleisoftware und ersetzt sie nicht.

Was ein KI-Server nicht leistet

• Er trifft keine Entscheidungen. Er macht Vorschläge, freigegeben wird von Menschen.
• Er stellt keine Diagnosen und gibt keine Rechtsberatung.
• Er ist nicht unangreifbar. Auch ein Rechner im Haus braucht Updates, Zugriffsschutz und Datensicherung. Das BSI weist darauf hin, dass generative KI neuartige IT-Sicherheitsrisiken mit sich bringt.
• Er hat nicht die Rechenleistung großer Rechenzentren. Für die typischen Büroaufgaben einer Praxis oder Kanzlei reicht sie aus, für sehr große Datenmengen kann sie knapp werden.
• Er ändert nichts daran, dass E-Mails über Ihren bisherigen Mailanbieter hereinkommen.

Was die Aufsicht zu geschlossenen Systemen sagt

Die Datenschutzkonferenz hat 2024 eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht. Bei geschlossenen Systemen erfolge die Verarbeitung in einer eingegrenzten und technisch abgeschlossenen Umgebung, die Kontrolle über Ein- und Ausgaben liege bei den Anwendenden. Ihr Fazit: „Technisch geschlossene Systeme sind daher aus datenschutzrechtlicher Sicht vorzugswürdig.“ Auch die Bundessteuerberaterkammer schreibt, ein lokal installierbares System unter Kontrolle der Kanzlei biete ggf. mehr Datenschutz.

Wer stattdessen einen Cloud-Dienst für Gesundheitsdaten nutzt, muss § 393 SGB V beachten, der unter anderem Verarbeitung im Inland, in der EU oder einem gleichgestellten Staat und ein aktuelles C5-Testat verlangt. Das C5-Testat ist ein Sicherheitsnachweis nach einem Kriterienkatalog des BSI. Bei einem Server im Haus ohne Cloud-Anteil stellt sich diese Frage nicht.

Was trotzdem zu regeln ist

Ein eigener Server löst nicht alle Fragen. Betreut ein Dienstleister das System und könnte er dabei Daten sehen, braucht es eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach Ihrem Berufsrecht, also etwa nach § 203 Abs. 4 StGB, § 43e BRAO oder § 62a StBerG, und gegebenenfalls einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Außerdem gehören dazu eine Einweisung Ihres Teams, der Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis und je nach Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Die rechtliche Bewertung liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Ein eigener KI-Server mit Betreuung

Der Vorteil eines eigenen Servers zeigt sich erst, wenn er zuverlässig läuft und jemand sich darum kümmert. Wir stellen den Rechner bei Ihnen auf, richten die vereinbarten Abläufe ein, weisen Ihr Team ein und übernehmen Updates und Anpassungen. Aus der Ferne greifen wir nur nach Ihrer Freigabe zu, jeder Zugriff wird protokolliert. Was Ihr Haus nicht verlässt, kann unterwegs niemand abfangen. Im Erstgespräch klären wir, welche Aufgaben bei Ihnen sinnvoll sind. Mehr zur Technik lesen Sie im Ratgeber Welche Hardware braucht lokale KI?

Häufige Fragen

Weiterlesen

Quellen

1. BPtK Praxis-Info: Administrative KI in Ihrer Praxis
2. DSK: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
3. BStBK: FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, 27.01.2026
4. § 393 SGB V, Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen
5. BSI: Generative KI-Modelle, Chancen und Risiken
6. § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen

Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.