Warum Dokumentation so viel Zeit kostet
Nach § 630f BGB muss die Behandlungsakte „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung“ geführt werden, auf Papier oder elektronisch. Aufzubewahren ist sie zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. In der Realität heißt das: Nach der Sprechstunde wird diktiert, nachgetragen und abgeglichen. Zusammen mit allen anderen Verwaltungspflichten kam der Bürokratieindex der KBV schon 2019 auf rund 60 Arbeitstage je Praxis und Jahr.
Genau hier versprechen KI-Werkzeuge Entlastung: Sie wandeln Sprache in Text um, gliedern ihn und schlagen eine Zusammenfassung vor. Wichtig ist, die verschiedenen Formen auseinanderzuhalten, denn sie werfen unterschiedliche Fragen auf.
Drei Arten von KI-Dokumentation
- Diktat nach dem Gespräch: Die Ärztin spricht ihre eigenen Notizen ein, die KI macht daraus einen strukturierten Text. Hier spricht nur sie selbst.
- Mitschnitt des Behandlungsgesprächs: Die KI hört während des Gesprächs mit und erstellt daraus einen Entwurf. Hier wird auch das Wort des Patienten erfasst.
- Interne Notizen: Teambesprechungen, Telefonnotizen, Übergaben. Hier sind oft weniger oder keine Patientendaten im Spiel.
Für den Einstieg empfehlen wir die erste und dritte Form. Sie bringen schnell Nutzen und sind rechtlich deutlich einfacher.
Wann eine Einwilligung nötig ist
Die Bundespsychotherapeutenkammer schreibt in ihrer Praxis-Info zu administrativer KI: „Bei einer KI, die ‚mithört‘ und besonders geschützte Gesundheitsdaten verarbeitet, ist immer eine Einwilligung einzuholen.“ Sie empfiehlt, die Einwilligung schriftlich einzuholen, und stellt klar, dass die Einwilligung die Praxis nicht von ihrer Verantwortung für die Daten entbindet. Auch die KBV nennt in ihrem PraxisWissen zu KI die Einwilligung bei Systemen, mit denen Gesprächsprotokolle erstellt werden.
Hinzu kommt das Strafrecht. Nach § 201 StGB ist es strafbar, unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufzunehmen. Eine Einwilligung vor Beginn der Aufnahme ist deshalb nicht nur Datenschutz, sondern Schutz vor einem Straftatbestand. Praktisch bedeutet das:
- Fragen Sie vor dem Gespräch, nicht danach.
- Erklären Sie kurz, was mit der Aufnahme passiert und wann sie gelöscht wird.
- Lehnt der Patient ab, dokumentieren Sie wie bisher. Daraus darf ihm kein Nachteil entstehen.
Die Endkontrolle bleibt bei Ihnen
Ein Sprachmodell erzeugt Texte nach Wahrscheinlichkeiten. Es kann Details weglassen, verdrehen oder hinzuerfinden, was nie gesagt wurde. Fachleute sprechen von Halluzinationen. Für die Patientenakte ist das kritisch, denn sie ist Grundlage für Weiterbehandlung, Abrechnung und im Streitfall Beweismittel.
Die KBV betont, dass KI nur der Unterstützung dient und kein Ersatz für ärztliche Leistungen ist. Die Datenschutzkonferenz verlangt, dass Ergebnisse von KI kritisch hinterfragt werden, und erinnert daran, dass Entscheidungen mit Rechtswirkung nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nur von Menschen getroffen werden dürfen. Ein sinnvoller Ablauf sieht so aus:
- Die KI erstellt einen Entwurf.
- Die Ärztin liest, korrigiert und ergänzt.
- Erst danach wird der Text in die Akte übernommen.
Nachträgliche Änderungen in der Akte müssen nach § 630f Abs. 1 BGB erkennbar bleiben. Auch das spricht dafür, KI-Texte vor dem Eintrag zu prüfen und nicht danach.
Wo die Aufnahmen verarbeitet werden
Viele Dokumentationswerkzeuge senden die Audiodatei zur Umwandlung an einen Server des Anbieters. Dann verlassen Stimme und Inhalt die Praxis. Die Bundespsychotherapeutenkammer beschreibt den Unterschied klar: Bei Off-premise-KI „verlassen die Daten die Praxis“. Bei einem lokalen Server in der Praxis sei dagegen neben allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen wie regelmäßigen Updates keine zusätzliche Verschlüsselung oder Anonymisierung nötig.
Wer einen Cloud-Dienst für Gesundheitsdaten nutzt, muss zudem § 393 SGB V beachten, der unter anderem ein aktuelles C5-Testat verlangt, also einen Sicherheitsnachweis nach einem Kriterienkatalog des BSI. Fragen Sie in jedem Fall, ob Aufnahmen gespeichert, wie lange sie aufbewahrt und ob sie zum Training genutzt werden.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenEin vernünftiger Einstieg
Eine KI, die auf einem eigenen Rechner in Ihrer Praxis läuft, kann Diktate, Telefonnotizen und Teambesprechungen in Text umwandeln und gliedern. Die Inhalte werden im Haus verarbeitet und nicht an einen KI-Dienst im Internet geschickt. Mitschnitte von Patientengesprächen richten wir nur ein, wenn die Einwilligung geregelt ist, und die KI schreibt nicht selbst in die Patientenakte. Sie macht Vorschläge, entschieden wird von Ihnen.
Auch mit einer lokalen Lösung bleiben Pflichten bei Ihnen: Einweisung des Teams, Information der Patienten, gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, an welcher Stelle Ihrer Dokumentation eine KI im eigenen Haus am meisten abnimmt. Weitere Hinweise finden Sie unter KI für die Arztpraxis und im Beitrag Datenschutz und Schweigepflicht bei KI.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Brauche ich eine Einwilligung, wenn ich nur selbst diktiere?
Wenn nur Sie selbst sprechen und kein Patientengespräch aufgenommen wird, stellt sich die Frage nach § 201 StGB nicht. Die Datenschutzpflichten für die Inhalte bleiben, deshalb ist wichtig, wo das Diktat verarbeitet wird.
Muss die Einwilligung schriftlich sein?
Die Bundespsychotherapeutenkammer empfiehlt die schriftliche Form, weil sie sich besser nachweisen lässt. Wie Sie das umsetzen, klären Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Darf die KI direkt in die Patientenakte schreiben?
Davon raten wir ab. Die Verantwortung für die Akte liegt bei der Ärztin oder dem Arzt, deshalb sollte jeder KI-Entwurf vor dem Eintrag geprüft und freigegeben werden.
Was passiert mit den Audioaufnahmen?
Das hängt vom System ab. Bei einer lokalen Lösung bleiben sie auf dem Rechner in der Praxis und können nach der Umwandlung gelöscht werden. Bei Cloud-Diensten sollten Sie Speicherort, Speicherdauer und Trainingsnutzung beim Anbieter erfragen.
Kann ein Patient den Mitschnitt ablehnen?
Ja. Dann wird wie bisher dokumentiert. Eine Einwilligung muss freiwillig sein, eine Ablehnung darf keine Nachteile für die Behandlung haben.
Weiterlesen
Quellen
- § 630f BGB, Dokumentation der Behandlung
- BPtK Praxis-Info: Administrative KI in Ihrer Praxis
- KBV: Neues PraxisWissen mit Hinweisen zum Einsatz von KI in Praxen, 28.05.2025
- § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
- DSK: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024
- § 393 SGB V, Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen
- Deutsches Ärzteblatt: Leichter Rückgang bei Bürokratie in der Arztpraxis
Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.