Die Lage in Zahlen
Zahnarztpraxen: Zahnmedizinische Fachangestellte sind nach der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit, veröffentlicht im Juli 2025, der größte Engpassberuf auf Fachkraftniveau. Offene Stellen bleiben im Schnitt mehr als vier Monate unbesetzt. Insgesamt zählt die Bundesagentur 157 Engpassberufsgruppen, vor allem in Pflege- und Gesundheitsberufen.
Arztpraxen: Im Praxis-Panel des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung stuften Praxen die Verfügbarkeit von nichtärztlichem Personal schon im ersten Halbjahr 2021 mehrheitlich als äußerst schlecht ein. 77,5 Prozent erwarteten Personalprobleme, 15 Prozent hatten zeitweise Leistungen eingeschränkt.
Steuerkanzleien: Nach der STAX-Erhebung von Bundessteuerberaterkammer und Institut für Demoskopie Allensbach konnten 2023 nur 23,2 Prozent der Kanzleien alle offenen Stellen besetzen.
Anwaltskanzleien: 2025 wurden laut BRAK-Statistik 2.885 neue Ausbildungsverträge für Rechtsanwaltsfachangestellte und Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte geschlossen, nach 2.906 im Vorjahr. Wie groß die Schere ist, zeigt ein Bericht des Soldan Instituts: 1980 kamen auf rund 36.000 Anwälte 10.442 Ausbildungsverträge, 2016 auf über 144.000 Anwälte nur noch 5.221.
Gleichzeitig wächst die Verwaltung
Weniger Personal trifft auf mehr Bürokratie. Der Bürokratieindex der KBV kam 2019 auf rund 60 Arbeitstage je Arztpraxis und Jahr, allein für Pflichten der Selbstverwaltung. Die Bundeszahnärztekammer beziffert den Verlust an Behandlungszeit durch Bürokratie im Mai 2026 auf mehr als 24 Stunden pro Woche und Praxis. Und laut Bitkom erhalten Berufstätige im Schnitt 53 berufliche E-Mails am Tag, mehr als doppelt so viele wie 2021.
Die Folge kennt jedes Team: Wer bleibt, übernimmt mehr. Rückrufe verzögern sich, Post bleibt liegen, und die Einarbeitung neuer Kolleginnen kostet zusätzlich Zeit.
Wo KI konkret Arbeit abnimmt
- Postfach: Eingehende Mails werden gelesen, nach Anliegen sortiert und der zuständigen Person zugewiesen. Das erste Durchsehen am Morgen entfällt weitgehend.
- Antwortentwürfe: Für wiederkehrende Anfragen liegt ein Entwurf bereit. Die Fachkraft liest, passt an und schickt ab.
- Standardschreiben: Bescheinigungen, Anschreiben oder Erinnerungen entstehen aus wenigen Angaben als fertiges PDF zur Freigabe.
- Wiedervorlagen: Fehlen Unterlagen oder bleibt eine Rückfrage offen, kommt eine Erinnerung, auf Wunsch mit fertigem Schreiben.
- Notizen: Telefon- und Besprechungsnotizen liegen kurz danach als Text vor. Bei Patientengesprächen nur mit Einwilligung.
- Wissen finden: Arbeitsanweisungen, Hygienepläne oder Musterschreiben werden mit einer Frage in normalen Worten gefunden. Das hilft besonders bei der Einarbeitung.
Was bei den Menschen bleibt
Die Arbeit am Patienten, das Gespräch mit dem Mandanten, die fachliche Prüfung und jede Entscheidung bleiben beim Team. Die Bundessteuerberaterkammer schreibt in ihrer FAQ zu KI, KI ersetze nicht den Steuerberater, sondern unterstütze dessen Arbeit. Die KBV betont, dass KI in der Praxis nur der Unterstützung dient. Und die Datenschutzkonferenz verlangt, dass KI-Ergebnisse kritisch hinterfragt werden.
Wie viel Zeit eine KI in Ihrem Haus tatsächlich spart, lässt sich seriös erst nach einer Messung sagen. Pauschale Stundenversprechen geben wir deshalb nicht ab.
Das Team mitnehmen
Neue Technik weckt Sorgen, gerade wenn Personal knapp ist. Die Botschaft an das Team sollte klar sein: Es geht darum, Arbeit abzunehmen, die heute liegen bleibt, nicht um Stellenabbau. Praktisch hilft:
- Das Team entscheidet mit, welche Aufgabe zuerst entlastet wird.
- Eine Kollegin oder ein Kollege wird erste Ansprechperson für Fragen zur KI.
- In einer Anlaufphase schlägt die KI nur vor, und das Team prüft alles.
- Eine kurze Einweisung erklärt, was die KI kann und wo man genau hinschauen muss. Der EU AI Act verlangt ohnehin Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals.
Die Bundessteuerberaterkammer weist darauf hin, dass moderne Arbeitsmittel auch die Attraktivität als Arbeitgeber steigern können. Das gilt für Praxen und Kanzleien gleichermaßen.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenDatenschutz nicht vergessen
Die Arbeit, die KI abnehmen soll, besteht fast immer aus vertraulichen Daten: Patientenmails, Mandantenpost, Befunde, Belege. Wer dafür einen öffentlichen KI-Dienst nutzt, riskiert einen Verstoß gegen die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Eine KI auf einem eigenen Rechner in Ihren Räumen verarbeitet diese Inhalte im Haus und schickt sie an keinen KI-Dienst im Internet. Die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Entlastung mit Betreuung
Ein Team, das ohnehin am Limit arbeitet, hat keine Zeit, sich in neue Technik einzuarbeiten. Deshalb richten wir die KI bei Ihnen ein, stimmen die Abläufe mit dem Team ab und kümmern uns um den Betrieb. Fernzugriffe gibt es nur nach Ihrer Freigabe und mit Protokoll. Die KI macht Vorschläge, entschieden wird von Ihren Mitarbeitenden. Im Erstgespräch schauen wir, wo bei Ihnen am meisten liegen bleibt. Mehr für Ihre Berufsgruppe: Zahnarztpraxis, Kanzlei, Steuerbüro.
Was die KI für Ihre Praxis oder Kanzlei übernehmen kann
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an und sagen offen, was die KI im eigenen Haus übernehmen kann und was nicht. 30 Minuten, vor Ort oder per Video.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Kann KI eine fehlende Fachkraft ersetzen?
Nein. KI kann Routinearbeit abnehmen, etwa im Postfach oder bei Standardschreiben, aber keine Fachkraft ersetzen. Die fachliche Arbeit und jede Entscheidung bleiben beim Team.
Wie viel Zeit spart eine KI?
Das hängt stark von Ihren Abläufen ab und lässt sich seriös erst nach einer Messung in Ihrem Haus sagen. Pauschale Zahlen nennen wir deshalb nicht.
Wie reagieren Mitarbeitende auf KI?
Das hängt davon ab, wie sie eingeführt wird. Wenn das Team mitentscheidet und klar ist, dass es um Entlastung geht, wird KI eher als Hilfe gesehen.
Hilft KI bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen?
Ja, wenn Arbeitsanweisungen und Abläufe durchsuchbar sind. Neue Mitarbeitende fragen in normalen Worten und finden die passende Stelle in den eigenen Unterlagen.
Muss das Team für KI geschult werden?
Der EU AI Act verlangt Maßnahmen zur Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals. Eine kurze, dokumentierte Einweisung ist dafür ein guter Anfang.
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Quellen
- ZWP online: ZFA weiterhin der größte Engpassberuf (nach Engpassanalyse der BA)
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfte bleiben knapp
- Deutsches Ärzteblatt: Fachkräftemangel, wachsende Probleme für Praxen
- taxandbytes: Strukturen, Digitalisierung und Fachkräftemangel in der Steuerberaterbranche (STAX 2024)
- beck-aktuell: BRAK-Statistik, Ausbildungszahlen Rechtsanwaltsfachangestellte
- LTO: Soldan Institut, Forschungsbericht Fachkräftemangel in Kanzleien
- zm-online: Pro Woche gehen über 24 Stunden Behandlungszeit verloren (BZÄK, 29.05.2026)
- Deutsches Ärzteblatt: Leichter Rückgang bei Bürokratie in der Arztpraxis
- Bitkom: Beruflicher Mailverkehr auf neuem Höchststand (13.01.2026)
- BStBK: FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, 27.01.2026
Stand: 2026-10-05. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.